inhouse firmenseminar
Kommunikation mit schwierigen Kunden – professionell, ruhig, wirkungsvoll
Unser Seminar „Kommunikation mit schwierigen Kunden“ zeigt, wie du professionell, ruhig und lösungsorientiert bleibst – ohne dich anzugreifen zu lassen oder in Verteidigung zu gehen. Mit klarer Sprache, psychologischem Verständnis und rhetorischer Souveränität – in Service, Vertrieb und Kundenkommunikation.
Klar, ruhig, lösungsorientiert – Kommunikation mit schwierigen Kunden meistern
Kundengespräche gehören zum Alltag. Aber nicht jedes Gespräch läuft glatt. Unklare Erwartungen, Druck, Emotionen oder Beschwerden stellen selbst erfahrene Mitarbeitende auf die Probe.
Kundenkommunikation entscheidet über Vertrauen, Image und langfristige Beziehungen. Ob am Telefon, per E-Mail oder im persönlichen Gespräch – jedes Wort zählt.
Dieses Seminar zeigt, wie du Gespräche führst, ohne dich aus der Ruhe bringen zu lassen.
Du lernst, wie du auf Einwände reagierst, mit Emotionen umgehst und aus Konfliktsituationen konstruktive Lösungen entwickelst.
Rhetorik, Stimme und Haltung werden zu Werkzeugen für echte Wirkung:
✅ Du bleibst souverän.
✅ Du wirkst empathisch.
✅ Du führst Gespräche zum Ziel.
☎️ 0800 / 88 111 80 (kostenfreie Rufnummer)
was du von uns erwarten kannst
Ziele & Mehrwerte des Seminars „Kommunikation mit schwierigen Kunden“
Was sich in Service, Vertrieb und Beratung spürbar verändert.
Gesprächsführung in schwierigen Situationen
Teilnehmende lernen, Kundengespräche ruhig, strukturiert und lösungsorientiert zu gestalten – auch unter Druck oder bei Emotionen.
Deeskalation statt Verteidigung
Du erkennst Signale früh, reagierst empathisch und führst das Gespräch aktiv – ohne dich angegriffen zu fühlen.
Sprache als Werkzeug der Wirkung
Mit klarer Wortwahl, Stimme und Körpersprache gelingt es, Missverständnisse zu vermeiden und Vertrauen aufzubauen.
Psychologische Stabilität und Haltung
Teilnehmende stärken ihre innere Ruhe, vermeiden Stress-Reaktionen und bleiben souverän in jeder Lage.
Positiver Abschluss trotz schwieriger Situationen
Kunden fühlen sich gehört, ernst genommen und fair behandelt – das verbessert Kundenzufriedenheit und Markenbindung.
Themenschwerpunkte
✔ Grundlagen einer konstruktiven Feedbackkultur
✔ Unterschiede: Kritik, Feedback, Anerkennung, Feedforward
✔ Feedback-Strukturen (z. B. SBI, WWW, 3K-Modell – angepasst an eure Realität)
✔ Feedback geben: klar, konkret, respektvoll
✔ Feedback nehmen: zuhören, sortieren, nachfragen, entscheiden
✔ Umgang mit schwierigen Feedbacksituationen (Leistung, Verhalten, Erwartungen)
✔ Feedback in Führung, Projektarbeit und Remote-Teams
Anwendungsbereiche
✔ Kundendienst, Service & Hotline
✔ Vertrieb & Außendienst
✔ Reklamationsmanagement
✔ öffentliche Verwaltung & Bürgerkommunikation
✔ Projektkommunikation mit Auftraggeber:innen
Methodik
✔ praxisorientierte Kurzinputs statt Theorieblöcke
✔ Live-Analysen realer Gesprächsbeispiele
✔ Rollentraining mit echten Kundensituationen
✔ gezieltes Sprach- und Stimmentraining
✔ Reflexionsübungen zur Selbststeuerung
✔ Transfer: Formulierungstools, Checklisten, Gesprächsleitfäden
Zielgruppen
✔ Service- und Vertriebsteams
✔ Kundenberater:innen, Account Manager, Außendienst
✔ Projektleitungen, Kundenkommunikation, After-Sales
✔ Führungskräfte, die Reklamationsgespräche begleiten oder schulen
Rahmenbedingungen
✔ Dauer: 1–2 Tage
✔ Format: Inhouse, online oder hybrid
✔ Gruppengröße: 6–12 Teilnehmende
✔ Sprache: Deutsch (optional mit englischen Anteilen)
✔ Region: DACH-weit
✔ Investition: auf Anfrage
Kundenstimmen
Rhetorik-Seminare, Kommunikationstraining und (Self-) Leadership Coaching für souveränes Auftreten im Job - nur einige von vielen Kundenstimmen seit 2014.
Für diese Unternehmen haben wir bereits Mitarbeiter geschult
"Wir haben das Reden neu gelernt - und unseren Rhetorik-Skills sofort mehr vertraut. Es ist faszinierend, wie negativ man geprägt wird von konventionellen Strukturen in Unternehmen. Und wie einfach man diese Gewohnheiten positiv verändern kann."
Mark Wichert
Geschäftsführer
"Der Mix aus Freude am Lernen, Abwechslung in der Methodik und vor allem vielen praktischen Übungen ist einmalig. Euer Konzept der Learning Journeys, und vor allem wie euphorisch ihr das vorlebt, hat mich tief beeindruckt."
Katharina Hüer
Personalleiterin Synaos GmbH
"Vielen Dank an Malena und Tim für ein Speaking Training, das mich in meiner Präsenz auf ein ganz neues Level gebracht hat. Denn Methoden und Strategien in Change-Prozessen sind wichtig - eine transparente und klare Kommunikation ist heute genau so wichtig."
Janick Dennebaum
Debeka | New Work & Agile Organisationsentwicklung
"Sei bei dir selbst, wie du vor der Kamera sprichst - dann wird jedes Webinar zum Erfolg. Danke an Tim Christopher Gasse für zwei Tage voller Motivation, Inspiration und nachhaltiger Techniken für meine Rhetorik vor der Kamera, der ich jetzt zu 100% vertraue."
Fabian Heidenstecker
Opitz Consulting GmbH
"Ich habe Sicherheit in Verhandlungen gewonnen - und so viele neue Kunden. Vor allem habe ich gelernt, wie ich auch komplexe Produkte einfach und verständlich mit Storytelling erklären kann, ohne dabei unseriös zu wirken. Danke an das gesamte Team."
Rouven Rosenthal
Nordhyp Invest
"Unsere Mitarbeiter erhielten eine Fortbildung in Thema Moderation. Sie fanden diese sehr informativ und gleichzeitig hatten sie sehr viel Spaß dabei. Der Trainer war fachlich sehr kompetent und ist auf Wünsche und Fragen der Teilnehmer eingegangen."
GEO-NET Umweltconsulting GmbH
Personalentwicklung
Hej, Malena 👋
Malena leitet Kommunikation und Seminarmanagement auf dem NEOP Campus. Sie berät dich mit ihrer jahrelangen Erfahrung in Personal- und Organisationsentwicklung für Formate, die wirklich zu dir / deinem Team passen.
FAQ – Häufige Fragen zum Seminar Kommunikation mit schwierigen Kunden
Was versteht man unter Kommunikation mit schwierigen Kunden?
Kommunikation mit schwierigen Kunden bedeutet, Gespräche souverän zu führen, auch wenn Emotionen, Druck oder Kritik im Raum stehen.
Schwierige Kund:innen sind dabei nicht zwingend „unfreundlich“, sondern oft gestresst, enttäuscht oder unsicher.
Das Training vermittelt Strategien, wie man auf solche Emotionen professionell reagiert – mit klarer Sprache, Empathie und innerer Ruhe. Ziel ist, den Dialog lösungsorientiert zu halten, statt in Rechtfertigung oder Verteidigung zu rutschen.
Warum ist Kommunikation mit schwierigen Kunden für Unternehmen so wichtig?
Kritische Gesprächssituationen sind Alltag – im Service, Vertrieb oder Reklamationsmanagement.
Ob ein Kunde bleibt oder geht, entscheidet sich häufig nicht am Produkt, sondern am Gespräch danach.
Ein professioneller Umgang mit schwierigen Kund:innen stärkt Kundenbindung, Image und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Gerade in Zeiten digitaler Bewertungen kann ein souverän geführtes Beschwerdegespräch zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden.
Wie lerne ich, in Stresssituationen ruhig zu bleiben?
Innere Ruhe ist kein Zufall, sondern Training.
Im Seminar lernen Teilnehmende, wie sie durch bewusste Atmung, Körpersprache und Perspektivwechsel Kontrolle zurückgewinnen.
Statt sich von Emotionen anstecken zu lassen, werden Techniken vermittelt, um Distanz zu wahren und klar zu denken.
Diese mentale Stabilität ist die Grundlage, um souverän und empathisch zu reagieren – auch bei Provokationen.
Welche typischen Fehler passieren in der Kundenkommunikation?
Häufig wird zu früh argumentiert oder gerechtfertigt.
Viele Mitarbeitende versuchen, sofort Lösungen anzubieten, ohne den Kunden emotional „abzuholen“.
Im Seminar wird trainiert, zuzuhören, das Anliegen zu spiegeln und gezielte Fragen zu stellen, bevor man inhaltlich reagiert.
Das schafft Vertrauen – und verhindert, dass sich die Situation weiter zuspitzt.
Wie gehe ich mit aggressiven oder unfairen Kunden um?
Aggression entsteht meist aus Frustration oder Kontrollverlust.
Anstatt sich persönlich angegriffen zu fühlen, lernen Teilnehmende, die dahinterliegende Emotion zu erkennen.
Mit klarer Sprache („Ich verstehe, dass Sie verärgert sind…“) und konsequentem Gesprächsrahmen lässt sich das Gespräch strukturieren.
Grenzen zu setzen ist dabei genauso wichtig wie Verständnis zu zeigen – eine Balance, die im Training gezielt geübt wird.
Wie hilft Rhetorik, Eskalationen zu vermeiden?
Rhetorik ist mehr als Redekunst – sie ist Werkzeug für Präzision, Klarheit und Wirkung.
Im Seminar geht es um Formulierungen, die beruhigen, Orientierung geben und Vertrauen schaffen.
Das reicht von der Wortwahl („Verstehe ich Sie richtig, dass…“) bis zur bewussten Betonung.
So wird Sprache zur Brücke, nicht zur Barriere – und aus Kritik kann konstruktive Kommunikation werden.
Wie unterscheidet sich euer Seminar von klassischen Kommunikationstrainings?
Viele Seminare bleiben bei Rollenspielen oder Theoriefolien.
Dieses Training arbeitet mit echten Fällen aus eurem Unternehmensalltag – anonymisiert, aber real.
Die Teilnehmenden erleben direkt, wie sich neue Strategien anfühlen und was in der Praxis funktioniert.
Der Fokus liegt auf Transfer und Nachhaltigkeit, nicht auf Schauspiel.
Für wen eignet sich das Seminar „Kommunikation mit schwierigen Kunden“?
Das Seminar richtet sich an alle, die regelmäßig mit Kund:innen sprechen:
Service- und Support-Teams, Außendienst, Account Management, Beschwerde- oder Reklamationsabteilungen, aber auch Führungskräfte, die schwierige Gespräche begleiten.
Ziel ist, jedem Teilnehmenden praxistaugliche Tools an die Hand zu geben – unabhängig von Branche oder Erfahrung.
Was bringt ein Inhouse Seminar im Vergleich zu einem offenen Training?
Ein Inhouse Seminar ist individuell anpassbar:
Wir analysieren die typischen Gesprächsherausforderungen eures Unternehmens und integrieren sie direkt ins Training.
Das fördert Relevanz, Identifikation und nachhaltige Wirkung.
Zudem entsteht ein gemeinsames Kommunikationsverständnis im Team – wichtig, wenn mehrere Personen regelmäßig mit Kund:innen sprechen.
Wie kann ich das Seminar buchen oder ein unverbindliches Angebot erhalten?
Ganz einfach: telefonisch über 0800 / 88 111 80 oder per E-Mail.
Nach einem kurzen Erstgespräch erstellen wir ein individuelles Angebot – abgestimmt auf Branche, Gruppengröße und Trainingsziele.
Optional bieten wir auch eine Kombination aus Präsenztraining und digitalen Follow-up-Sessions an, um das Gelernte langfristig zu verankern.
Gibt es auch Online-Seminare zur Kundenkommunikation?
Ja. Das Training kann vollständig digital oder als Hybrid-Format durchgeführt werden.
Gerade für überregionale Teams bietet das Online-Seminar eine effektive Möglichkeit, Kommunikationskompetenz ortsunabhängig zu stärken.
Alle digitalen Trainings enthalten interaktive Übungen, Breakout-Sessions und Feedbackrunden – damit Lernen lebendig bleibt.
Unsere ganzheitlichen Rhetorik- und Kommunikationsseminare
Wir arbeiten mit Menschen, die im Job mit Sprache führen, mit Haltung überzeugen und mit Klarheit begeistern.
Unsere Weiterbildungen verbinden Rhetorik, Coaching und Leadership – für nachhaltige Entwicklung in einer Arbeitswelt im Wandel.
Rhetorik Seminare, Training und Coaching für souveränes Auftreten in der beruflichen Kommunikation.
Kommunikationstraining für Teams und Unternehmen seit 2014.
Seminare für Teams und Unternehmen
Coachings für Fach- und Führungskräfte
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